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Rechnungsangaben und Vorsteuerabzug

Rechnungen sind elementarer Baustein unternehmerischen Handelns, es ist zum einen wichtig richtige Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden zu schreiben und zum anderen auch alle eingehenden Rechnungen sowohl rechnerisch als auch formell hinsichtlich der Einhaltung der Bedingungen für den Vorsteuerabzug zu prüfen.

Download Checkliste Rechnungsprüfung:

Bei der formellen Prüfung sowohl Ihrer Ausgangsrechnungen als auch der Prüfung von Eingangsrechnungen auf korrekten Vorsteuerabzug hilft Ihnen unsere Checkliste Rechnungsprüfung die wir für Sie kostenlos in unseren Downloads herunterladen können.

2 FAQ Antworten zur Prüfung von Rechnungen:

  • Prüfen Sie stets vor Bezahlung einer Rechnung ob alle Angaben enthalten sind und ob rechnerisch alles passt.
  • Leider kommt es nicht selten vor, dass bewusst Rechenfehler in eine Rechnung eingebaut werden! Rechnen sie nach!
  • Für Rechnungen von Scheinfirmen oder betrügerische Rechnungen sowie Eintragungsofferten müssen Sie nicht bezahlen! und Sie erhalten u.U. keinen Vorsteuerabzug.
Wenn Sie bei der Prüfung einer Rechnung unsicher sind, spechen Sie uns an oder schreiben Sie uns an, gerne auch per email. Wir - Steuerberater München Härtl - helfen Ihnen gerne auf dem kurzen Weg zum Ziel.


DETAILS zu den Angaben in einer Rechnung:

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten, damit sie gültig ist und den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt (§ 14 Abs. 4 UStG):

Den Namen und Anschiften:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
  • Der Leistungsempfänger muss sich vergewissern, dass die Angaben in der Rechnung über den Sitz des leistenden Unternehmers richtig sind (BFH, Urteil v. 06.12.2007).
  • Auch die Verwendung von Abkürzungen ist nach § 31 Abs. 3 UStDV unter den dort genannten Voraussetzungen möglich.
  • Nicht ausreichend ist es, wenn neben dem Namen des Leistungsempfängers nur dessen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben wird (BMF, Schreiben v. 28.03.2006).
  • Hat der Leistungsempfänger einen Dritten mit dem Empfang der Rechnung beauftragt, genügt die Angabe der Anschrift des Dritten nur dann, wenn der Leistungsempfänger unter der Anschrift des Dritten eine Zweigniederlassung, eine Betriebsstätte oder einen Betriebsteil unterhält (BMF, Schreiben v. 28.03.2006, Abschn. 14.5 Abs. 3 UStAE).

Die Steuernummer oder UStID-Nr:

  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer (§ 14 Abs. 1a UStG) oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (R 14.5 Abs. 5 UStAE).
  • Unser Steuerberater München Tipp: Verwenden Sie die Ihnen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer diese ist ohnehin öffentlich. Ihre Steuernummer ist unseres Erachtens ein schützenswertes Identifikationsmerkmal mit dem leicht "Schindluder" getrieben werden kann.
  • Das Fehlen der Steuernummer oder der ID-Nummer führt nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG zur Versagung des Vorsteuerabzugs (BMF, Schreiben v. 29.01.2004, BStBl 2004 I S. 258).

das Ausstellungsdatum,

  • Das vollständige taggenaue Ausstellungdatum ist zwingend anzugeben ("September 2011" z.B. reicht nicht aus!)

Eine Rechnungsnummer:

  • ab einem Rechnungsbetrag von 150,01 € ist eine fortlaufende Nummer, mit einer oder mehreren Zahlenreihen anzugeben, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).
  • Ergänzungen um Buchstaben sind erlaubt.
  • Steuerberater München Härtl TIPP: Die Nummer muss fortlaufend und eindeutig sein. Dabei können Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben verwendet werden. Beispiel: C-007-AA-2011, ebenso zulässig, wie die Bildung von Nummernkreisen, z.B. nach Inland und Ausland oder Filialen. Wichtig ist, dass der jew. Nummernkreis keine Lücken enthält (z. B. 11, 12, 14,...).
  • Verwenden Sie für die Bezeichnung von Nummernkreisen statt Ziffern Buchstaben, z.B.
    I für Inland
    D für Drittland
    E für EU Mitgliedsländer

Die handelsübliche Bezeichnung:

  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung. Handelsüblich ist jede im Geschäftsverkehr für einen Gegenstand verwendete Bezeichnung, z.B. auch Markenartikelbezeichnungen (Abschn. 14.5 Abs. 15 UStAE).
  • Die Angaben müssen die genaue Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen. Die Bezeichnung muss eine mehrfache Abrechnung über die gleiche Leistung in einer anderen Rechnung ausschließen.
  • Aus diesem Grund sind Bezeichnungen (siehe oben) wie Bauarbeiten, Bauleistungen, Trockenbauarbeiten, Fliesenarbeiten, Außenputzarbeiten oder Beratungsleistungen nicht ausreichend (BFH, Beschluss v. 05.02.2010, AZ XI B 31/09 m.w.N.).
  • Sammelbezeichnungen sind zulässig, wenn der anzuwendende Steuersatz eindeutig bestimmt werden kann (Abschn. 14.5 Abs. 15 UStAE).
  • Nicht ausreichend sind dagegen Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen. Welche Bezeichnung jeweils erforderlich oder ausreichend ist, ist jeweils für den Einzelfall zu entscheiden.

Den Leistungszeitpunkt:

  • den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts.
  • Dies gilt auch, wenn der Zeitpunkt der Lieferung mit dem Ausstellungsdatum identisch ist (BFH, Urteil v. 17.12.2008, AZ XI R 62/07). In diesem Fall muss zumindest die Angabe "Soweit nichts anderes angegeben ist, gilt der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung als Zeitpunkt der Leistung" (BMF, Schreiben v. 13.12.2004, DStR 2005 S. 110)
  • oder "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" (Abschn. 14.5 Abs. 16 UStAE) in der Rechnung enthalten sein.
  • Ausreichend ist nach § 31 Abs. 4 UStDV der Kalendermonat, in dem die Leistung ausgeführt wurde (Abschn. 14.5 Abs. 16 UStAE).
  • Unzulässig ist jedoch die Angabe eines Leistungszeitraums.
  • Bei Abrechnungen über noch nicht ausgeführte Lieferungen oder sonstige Leistungen, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist nach Abschn. 14.5 Abs. 16 UStAE ist die Angabe des Zeitpunktes der Vereinnahmung des (Teil-)Entgeltes nur dann erforderlich, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
    Anzugeben ist der Kalendermonat der Vereinnahmung.
  • Allerdings ist auf der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.
  • Weitere Einzelheiten zur Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder sonstigen Leistung in der Rechnung finden sich im BMF-Schreiben vom 26.09.2005.

Das Entgelt:

  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (Abschn. 14.5 Abs. 19 UStAE).
  • Bei Boni und Rabatten ist ein Hinweis auf eine entsprechende Konditionsvereinbarung ausreichend, sofern diese hinreichend genau bezeichnet ist, beispielsweise durch Namen und Datum der Vereinbarung. Nach Auffassung des FG Münster (Gerichtsbescheid v. 13.01.2009, AZ 5 K 5721/04-U) sind Entgeltminderungen durch Jahresmengenrabatte in Rechnungen auch dann gem. § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG anzugeben, wenn die Mindestabnahmemenge, ab der ein Mengenrabatt in Anspruch genommen werden kann, noch nicht erreicht ist. Gegen diesen Gerichtsbescheid wurde Revision beim BFH eingelegt (AZ XI R 3/09).
  • Auch die Finanzverwaltung (BMF, Schreiben v. 29.01.2004, BStBl. 2004 I S. 258) ist der Auffassung, dass in den Fällen, in denen die Entgeltminderung bei Rechnungserteilung noch nicht feststeht, ein Hinweis auf die entsprechende Vereinbarung erforderlich ist.
  • Bei konkret rechnungsbezogenen Entgeltminderungen ist eine Bezugnahme auf die der Minderung zu Grunde liegenden Rechnungsnummer ausreichend.
  • Skonti brauchen nicht betragsmäßig in der Rechnung angegeben werden. Ausreichend ist die Angabe des Prozentsatzes (BMF, Schreiben v. 03.08.2004, Abschn. 14.5 Abs. 19 UStAE).

Den Steuersatz:

  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistungen eine Steuerbefreiung gilt.

Weitere Wichtige Hinweise:

  • Der Vorsteuerabzug ist ferner erst möglich, wenn die Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis dem Empfänger vorliegt (BFH, Urteil v. 01.07.2004, BFH/NV 2004 S. 1489, AZ V R 33/01).
  • Eine Rechnung kann gem. § 31 Abs. 1 UStDV auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Aus ihnen müssen sich jedoch insgesamt alle nach § 14 Abs. 4 S. 1 UStG erforderlichen Angaben ergeben. Soll sich beispielsweise der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung aus einem Lieferschein ergeben, so muss der Lieferschein diesen enthalten (BMF, Schreiben v. 13.12.2004, DStR 2005 S. 110).

Beachten Sie unbedingt die Aufbewahrungspflichten!

  • Alle Rechnungen (bei Unternehmern) sind 10 Jahre aufzubewahren.
  • Privatpersonen müssen gestzlich nur Rechnungen über
    Handwerkerleistungen 2 Jahre lang aufbewahren.
  • Wir - Steuerberater München Härtl - empfehlen gleichwohl alle Rechnungen mindestens 5 Jahre lang aufzubewahren.

Kleinbetragsrechnungen erfordern weniger Angaben:

Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung 150 EUR (bis 31.12.2006: 100 EURO) inklusive Umsatzsteuer nicht (= Kleinbetragsrechnung), so muss die Rechnung nach § 33 UStDV folgende Angaben enthalten:
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum)
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) des gelieferten Gegenstandes oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. Auch Kleinstunternehmer müssen in ihren Rechnungen Angaben machen, die eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der von ihnen erbrachten Leistungen ermöglichen (BFH, Urteil v. 05.02.2010, BFH/NV 2010 S. 962).
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (= Brutto-Betrag)
  • Steuersatz
  • Hinweis auf die Steuerbefreiung, wenn die Lieferung oder sonstige Leistung steuerfrei ist

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