Rechnung per E-Mail angekommen? Unbedingt das digitale Original nach Unternehmen online weitergeben!

Eine Rechnung kommt per E-Mail, wird ausgedruckt und anschließend für die Buchhaltung wieder eingescannt. Was nach einem vertrauten Arbeitsablauf aussieht, hat große negative Folgen, erzeugt unnötige Arbeit und kann wichtige Rechnungsdaten verlieren lassen. Bitte übermitteln Sie elektronisch erhaltene Rechnungen deshalb immer als unveränderte Originaldatei an DATEV Unternehmen online (UO). Nutzen Sie dafür Upload E-Mail- oder die Uploadfunktion "Belege hinzufügen" per Drag und Drop.

Warum ein Scan das Original nicht ersetzt

Elektronisch eingegangene, aufbewahrungspflichtige Rechnungen müssen grundsätzlich elektronisch erhalten bleiben. Ein Ausdruck und dessen anschließender Scan ersetzen diese Aufbewahrung nicht. Auch eine gewöhnliche PDF-Rechnung sollte daher als empfangene Datei übernommen werden. Durch Ausdrucken und Scannen können durchsuchbare Texte, technische Informationen und die ursprüngliche Qualität verloren gehen.

Ein zusätzlicher Ausdruck zum Lesen oder Prüfen ist erlaubt. Er darf jedoch nicht dazu führen, dass die elektronische Rechnung gelöscht oder nur noch der Scan aufbewahrt wird. Für unsere Zusammenarbeit benötigen wir das digitale Original.

Bei E-Rechnungen steckt das Entscheidende oft hinter dem sichtbaren Bild

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Buchhaltungsprogramme unmittelbar verarbeiten können. Bei ZUGFeRD sind diese Daten als XML in einer PDF-Datei eingebettet. Die Rechnung kann auf dem Bildschirm wie eine gewöhnliche PDF aussehen. Eine XRechnung wird dagegen als XML-Datei übermittelt und mit geeigneter Software lesbar dargestellt.

Beim Ausdrucken und erneuten Einscannen werden diese strukturierten Daten nicht übernommen. Auch „Drucken als PDF“ kann sie entfernen. Der neue Beleg zeigt dann lediglich das Rechnungsbild. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Rechnungsteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Deshalb bitten wir Sie, die vollständige empfangene Datei einschließlich erforderlicher Anlagen weiterzugeben.

Originaldaten sparen Zeit und verbessern die Buchhaltung

• Weniger Erfassungsarbeit: Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuerangaben können aus geeigneten Datensätzen übernommen werden.
• Weniger Fehler: Unleserliche Scans und Fehler bei der Texterkennung werden vermieden.
• Bessere Zuordnung: Enthalten die Einzelpositionen beispielsweise Fahrzeugkennzeichen, Kostenstellen oder Vertragsnummern, lassen sich Buchungsvorschläge gezielter automatisieren.
• Weniger Rückfragen: Vollständige Originaldateien erleichtern die Prüfung und ersparen das spätere Nachfordern verlorener Daten.

Ein Beispiel sind Tankkartenabrechnungen: Mit passenden Positionsdaten können Fahrzeugkosten nach Kennzeichen aufgeteilt werden. Ein Scan der Sammelrechnung erschwert diese Verarbeitung erheblich. Zusätzliche CSV-Abrechnungsdaten des Anbieters können dabei helfen; sie ergänzen die Originalrechnung.

So übermitteln Sie Ihre Rechnungen richtig

1. Originalanhang verwenden: Leiten Sie die E-Mail mit unverändertem Rechnungsanhang an Ihre nach Belegtyp eingerichtete Empfangsadresse weiter oder speichern Sie den Anhang unverändert ins Upload-Fenster.
2. Den passenden Übertragungsweg wählen: PDF-Rechnungen und unterstützte ZUGFeRD-Dateien können über den eingerichteten DATEV Upload Mail übermittelt werden. Reine XML-Rechnungen wie XRechnungen übertragen Sie über DATEV Upload online oder DATEV Belegtransfer. Der klassische Upload Mail unterstützt diese XML-Dateien nicht.
3. Portalrechnungen herunterladen: Enthält die E-Mail nur einen Downloadlink, laden Sie die Originalrechnung aus dem Lieferantenportal herunter und übertragen diese Datei. Ein Screenshot oder Ausdruck der Portalseite genügt dafür nicht.
4. Vollständigkeit kontrollieren: Übernehmen Sie erforderliche Rechnungsanlagen und prüfen Sie, ob die Übertragung erfolgreich war. Fehlermeldungen bitte zeitnah mit uns klären.
5. Doppelte Übermittlung vermeiden: Senden Sie dieselbe Rechnung nicht zusätzlich als Scan. Hinweise zu Kostenstelle, Kennzeichen oder Freigabe erfassen Sie bitte über den vereinbarten digitalen Ablauf, ohne die Originaldatei zu verändern.

Muss auch die E-Mail aufbewahrt werden?

Dient die E-Mail ausschließlich als Versandhülle für die angehängte Rechnung, muss sie nicht allein deshalb zusätzlich aufbewahrt werden. Enthält sie dagegen selbst aufbewahrungspflichtige Angaben, etwa ergänzende Abrechnungsinformationen oder geschäftliche Vereinbarungen, ist auch die E-Mail elektronisch aufzubewahren. Die Weiterleitung des Anhangs allein sichert solche Inhalte nicht.

Stand: September 2026. Allgemeine Informationen; die konkrete Einrichtung und Aufbewahrung stimmen wir mit Ihnen individuell ab.

Quellen: BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, insbesondere Nr. 12a und 13; GoBD, insbesondere Rz. 119 und 121, mit Änderungen vom 14. Juli 2025; DATEV: Digitale Belege per E-Mail senden und E-Rechnungen in Unternehmen online verarbeiten.