In aller Kürze die Fragen und Antworten des BMF Schreibens für Sie zusammengefasst:

Wer ist betroffen?

Versender: Jeder Unternehmer kann bei Zustimmung durch den Rechnungsempfänger Rechnungen elektronisch versenden.
Empfänger: Jeder, auch Privatpersonen können Empfänger einer elektronischen Rechnung sein.

Abgrenzung zu einer Papierrechnung:

Eine elektronische Rechnung liegt vor, wenn die Rechnung per E-Mail, als PDF/TiFF/Jpeg Format - als Textdateianhang, via Computer-Fax, Fax-Server, per Web-Download oder per Datenträgeraustausch (EDI) übermittelt wurde. Auch DE-Mail oder E-Post sind künftig möglich.

FAXe können als Papierrechnung gelten:

Übermittlung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt zukünftig als Papierrechnung.

Anerkennung für umsatzsteuerliche Zwecke?

Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält.

Echtheit der Herkunft?

ist gewahrt, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.

Unversehrtheit des Inhalts?

ist gewahrt, wenn die nach dem UStG erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

Lesbarkeit einer Rechnung?

ist gewahrt, wenn Sie für das menschliche Auge in einer lesbaren Form geschrieben ist.

Welche anerkannten Übermittlungsverfahren gibt es?

Neu ist, dass das technologieneutral ist.
Wichtig ist, dass der der Empfänger zugestimmt hat !.

Ist eine Signatur erforderlich?

eine Signatur ist nicht mehr vorgeschrieben. Sie ist aber nützlich, denn ist keine qualifizierte elektronische Signatur vorhanden, ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einzurichten, das eine Verknüpfung zwischen Rechnung und Leistung schafft in dem die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.

Ein Innerbetriebliches Kontrollverfahren?

ist ein Verfahren, das zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung dient!

Was ist zu prüfen?

ob die Rechnung inhaltlich hinsichtlich Leistung, Qualität und Menge korrekt ist, ob der Rechnungsaussteller einen Zahlungsanspruch hat und ob die angegebene Kontoverbindung korrekt ist.

Was ist die einfachste zulässige Form?

einen manueller menschlicher Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein ist zulässig. Sinnvoller weise, sollte das Prüfergebnis dokumentiert werden. Es ist keine Form vorgeschrieben. Ein gut eingerichtetes Rechnungswesen, das die Zuordnung der Rechnung zur zu prüfenden Leistung ermöglicht, kann bereits als geeignetes Kontrollverfahren dienen.

Ein verlässlicher Prüfpfad?

ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens der die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährlistet. Das ist keine neue Aufzeichnungspflicht.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren oder qualifizierte elektronische Signatur oder EDI-Verfahren?

Diese Wege sind alle möglich, der Unternehmer kann Entscheiden, welcher Weg verwendet wird.

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen?

muss für 10 Jahre auf einem Datenträger (z.B. CD-Rom oder DVD)erfolgen, der keine Änderung mehr zulässt.
Das Verfahren muss den GoB für DV-gestützte Systeme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.

Kann eine elektronische Rechnung ausgedruckt in Papierform aufbewahrt werden?

NEIN ! Drucken und aufbewahren ist nicht zulässig !. Das stellt einen Medienbruch dar.
Nur Rechnungsempfänger, die elektronische Rechnungen nicht aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen, können die Rechnung als Ausdruck aufbewahren.

Inkrafttreten und Übergangsregelung?

Geplant ist dass dies auf Rechnungen für Umsätze anzuwenden ist, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden. Eine Übergangsregelung ist nicht vorhanden, da die Anforderungen geringer werden.

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