Merkblatt Kassenmeldung – Kurzfassung

Welche Geräteklassen sind meldepflichtig?

• Klassische Registrierkassen
• EC-Terminals mit Kassensoftware
• Warenwirtschafts-/ERP-/Faktura-Systeme mit Kassenmodul, iPAD Systeme
• Praxissoftware mit integrierter Kasse
• Wegstreckenzähler und Taxameter

Wichtig: Schon die Möglichkeit der Nutzung eines Kassenmoduls löst die Meldepflicht aus.

Fristen

• Systeme vor 01.07.2025 angeschafft: Meldung bis 31.07.2025
• Ab 01.07.2025 angeschafft: innerhalb 1 Monat nach Anschaffung
• Ab 01.07.2025 außer Betrieb genommen: innerhalb 1 Monat nach Außerbetriebnahme
• Auch gemietete/geleaste Systeme sind meldepflichtig (Anschaffungsdatum = Beginn der Zurverfügungstellung).

Übermittlung

Nur digital – kein Papier.

1. Direkteingabe in Mein ELSTER („Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“)
2. Upload einer XML-Datei in Mein ELSTER
3. Direkt aus der Kassensoftware via ERiC-Schnittstelle

Hinweis: Immer alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer Mitteilung übermitteln.

Benötigte Daten

• Unternehmen: Name/Firmierung, Steuernummer
• eAS: Art, Hersteller, Modell, Software & Version, Seriennummer, Anzahl, Daten zu Anschaffung/Inbetriebnahme/Außerbetriebnahme (inkl. Grund)
• TSE: Seriennummer (Hex-Code), BSI-Zertifizierungs-ID, Aktivierungsdatum, Bauform

Vorbereitung & Tipps

• ELSTER rechtzeitig einrichten (Registrierung kann bis zu 2 Wochen dauern)
• Daten vorab zusammenstellen (ggf. DSFinV-K-Export nutzen)
• Verantwortliche Person benennen
• Meldeweg beim Kassenanbieter klären (Automatisierung über ERIC-Schnittstelle nutzen)
• Änderungen/Falscheinträge unverzüglich in ELSTER berichtigen

So gehen Sie jetzt vor

1. Meldepflichtige Systeme identifizieren
2. Erforderliche Daten zusammentragen
3. Verantwortliche/n festlegen
4. Übermittlungsweg wählen (Direkteingabe in ELSTER, XML, ERiC)
5. Meldung ggf nachholen und Neuanschaffungen innerhalb 1 Monat abgeben
6. Sendeprotokolle aufbewahren & Verfahrensdokumentation ergänzen