Sind elektronische Rechnungen zulässig?

Rechtsstand Juni 2019

Ja, elektronische Rechnungen sind zulässig!

Europarecht (Zitat Artikel 218 MwStSystRL): "Für alle Zwecke der MwStSystRL erkennen die Mitgliedstaaten Europas als Rechnung alle auf Papier oder elektronisch vorliegenden Dokumente oder Mitteilungen an, die den Anforderungen der Art. 217 bis 240 MwStSystRL genügen"

Nur Zustimmungserfordernis:

  • Nach ergänzendem nationalem Recht (DE) ist eine formfreie Zustimmung ausreichend (eine el. Signatur ist seit 2011 nicht mehr notwendig)
  • Widerspricht der Rechnungsempfänger aktiv, ist eine andere Methode zu wählen.
    (§14(1)S.2 u. § 14(1)S.7 UStG)


Es empfiehlt sich der Guten Ordnung halber, die Umstellung auf digitalen Rechnungsversand schriftlich oder digital anzukündigen!

Auslegungen zu dieser "Zustimmung":

  • Die Zustimmung muss lediglich Einvernehmlich sein. Das bedeutet, zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger soll Einigkeit darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wird.
  • Dies kann im Vorhinein oder auch im Nachhinein geschehen (Das ist die gesetzliche Definition des Wortes "Zustimmung")
  • Die Zustimmung gilt auch als erteilt, wenn der Rechnungsempfänger nicht widerspricht
  • Die Zustimmung gilt auch als erteilt, wenn der Rechnungsempfänger die digital übersandte Rechnung bezahlt
  • Wird die digitale Verfahrensweise tatsächlich praktiziert und nicht widersprochen, tritt eine stillschweigende Billigung ein (Abschn. 14.4 Abs. 1 UStAE)
  • Der Königsweg welcher i.d.R. selten angewandt wird, wäre die schriftliche (oder digitale) Einholung dieser Zustimmung bevor die erste Rechnung digital versendet wird. Dies ist keine Bedingung für die Gültigkeit.

Digitale Signatur ist optional aber nicht verpflichtend!

  • Nur bis Mitte 2011 war eine digitale Signatur erforderlich.
  • Quelle: Hierüber hat das Bundesministerium der Finanzen am 10.11.2011 mitgeteilt: "Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur optional und nicht verpflichtend"!

Aufgaben des Rechnungsempfängers digitaler Rechnungen:

  • Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch jedes Kontrollverfahren (IKS) - innerbetriebliches Kontrollsystem - gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann.

Hinweis zu den GOB, GoBD Grundsätzen und Archivierung:

  • Diese erfordern beim Rechnungsempfänger, die digitale Rechnung im Original-Empfangsformat zu archivieren.
  • Nicht erlaubt ist der Ausdruck einer z.B. PDF Rechnung um diese dann ausschließlich auf Papier zu archivieren.
  • Die Eingangsmail samt Anhang ist zu archivieren.
  • Rechnungen die selbst aktiv downgeloadet werden müssen, sind eine zulässige Form der Rechnungsstellung.
  • Für den Betriebsausgabenabzug ist es wichtig, dass diese Rechnung auch tatsächlich zeitnah! downgeloadet und in dieser downgeloadeten Original-Version unverändert gespeichert und archiviert wird.
Unser Steuerberater-Rat:
Widerspricht der Empfänger im Nachhinein dem ersten vorgenommenen digitalen Rechnungsversand und haben Sie vorher keine Zustimmung in irgend einer Form abgesprochen, kann das zu berechtigten Zahlungsverzögerungen kommen.


Eingestellt am 24.07.2019 von S. Härtl


Bewertung: 5,0 bei 1 Bewertungen.
Wie hilfreich fanden Sie diese Informationen?
(1=wenig hilfreich, 5=sehr hilfreich)