Anleitung Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch setzt voraus, dass die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken zeitnah und gesondert und laufend in ein geschlossenes (gebundenes) Buch eingetragen werden.

Aufzeichnung der dienstlichen Fahrten im Fahrtenbuch:

  • Datum und
  • Kilometerstand zu Beginn und
  • Kilometerstand am Ende
  • jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit),
  • Reiseziel (und bei Umwegen auch die Reiseroute),
  • Reisezweck und
  • aufgesuchte Geschäftspartner

Aufzeichnung der Privatfahrten im Fahrtenbuch:

  • Nur Kilometerangaben reichen aus
Diese Anleitung steht Ihnen auch in unseren Downloads als PDF zur Verfügung

Weitere wichtige Fakten zum Führen des Fahrtenbuches:

  • Das Fahrtenbuch muss zeitnah und laufend geführt werden
  • Die Führung des Fahrtenbuchs darf nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden
  • Anstelle des Fahrtenbuchs kann auch ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen
  • Ziel ordnungsgemäßer Aufzeichnungen ist es, die Zuordnung einzelner Privatfahrten zum betrieblichen Nutzungsanteil oder privaten Nutzungsanteil sicherzustellen.
  • Die lückenfreie Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis ist erforderlich
  • Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen müssen erkennbar sein
  • Kleinere Mängel führen noch nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind
  • Die erforderlichen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur in Ausnahmefällen zulässig
  • Die Angabe des Kilometerstandes bei Abschluss jeder beruflichen Fahrt ist zu dokumentieren
  • Reiseziel, Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner müssen plausibel beruflich Veranlasst sein und Nachprüfungen ermöglichen
  • Berufsspezifische Erleichterungen dürfen nicht selbständig auf weitere Berufsgruppen ausgedehnt werden
  • Zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen (z.B. Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte etc.), dürfen auf die Angabe der Namen von Patienten, Mandanten oder Kunden nicht verzichten!

Branchenspezifische Erleichterungen nur für:

Fahrtenbuch bei Handelsvertretern, Kurierdienstfahrern, Automatenlieferanten

  • und anderen Steuerpflichtigen, die regelmäßig aus beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen, müssen z.B. zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner nur angeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden.
  • Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.

Fahrtenbuch für Taxifahrer im sog. Pflichtfahrgebiet

  • müssen zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner täglich zu Beginn und am Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand mit der Angabe "Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" o.Ä. angeben.
  • Das genaue Reiseziel ist hingegen anzugeben, wenn die Fahrten über dieses Gebiet hinausgehen.

Fahrtenbuch und Fahrlehrer

  • müssen als Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner nur "Lehrfahrten", "Fahrschulfahrten" o.Ä. angeben.

Fahrtenbuch und Lieferverkehrsfahrer

  • können, wenn die besuchten Kunden mit Name und Lieferadresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt werden, können als Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchten Geschäftspartner zu Beginn und zum Ende der Lieferfahrt Datum und Kilometerstand sowie die Kundennummer aufzuzeichnen.
  • Das Kundenverzeichnis ist in diesem Fall dem Fahrtenbuch beizufügen.


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