Die offene Ladenkasse

Muss ich eine elektronische Registrierkasse anschaffen?

NEIN, es gibt keine Vorschrift die zur Anschaffung einer elektronischen Registrierkasse zwingt!

Freie Wahl:

JA, jeder Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse, eine elektronische Registrierkasse oder ein zertifiziertes PC-Kassensystem verwenden möchte

Was Sie über die offene Ladenkasse wissen müssen:

  • Die offene Ladenkasse wird komplett ohne jede technische Unterstützung geführt.
  • Diese eignet sich u.E. nur bei Kleinstbetrieben oder Marktständen und nur wenn keine Angestellten vorhanden sind.
  • Die offene Ladenkassen hat in Einzelbereichen gewisse Erleichterungen inne; es muss gewährleistet sein, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und zumutbar detailliert erfasst sind und Manipulationen so gut wie ausgeschlossen sind. Unter detailliert fällt z.B. die Trennung der Aufzeichnungen nach verschiedenen Umsatzsteuersätzen oder nach Ware und Dienstleistung.
  • Wer eine offene Ladenkasse nutzt sollte unbedingt auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht und vornummerierte Quittungsblöcke Wert legen (Ausnahmen weiter unten).
  • Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograde Berechnung) aus dem gezählten End-Kassenbestand nachvollziehbar ermittelt und dokumentiert werden.
  • Es empfiehlt sich überdies, den Tagesbericht mit Unterzeichnung, Datum und Uhrzeit bei Kassenschluss zu versehen.
  • Von einem Kassenberichte mit Word/Excel raten wir ab.
  • Außerdem reicht die Speicherung respektive elektronische Archivierung hier nicht, da diese Dateien veränderbar sind.
  • Es ist für jede Kasse ein gesonderter Kassenbericht (täglich) zu fertigen und aufzubewahren.

zum Zählprotokoll bei offener Ladenkasse:

Es ist sinnvoll und unterstützt die Glaubwürdigkeit, ist aber nicht zwingend erforderlich. Das Zählprotokoll ist die tägliche Anfertigung eines Dokuments "Stückliste-Sortenliste" als Nachweis für die vollständige Erfassung aller Barzahlungen. Dazu wird die Anzahl der bei Kassenschluss vorhandenen Zahlungseinheiten je Münze und je Schein erfasst, dokumentiert
und aufbewahrt.

Nicht erlaubt ist die gleichzeitige Nutzung einer offenen Ladenkasse und einer elektronischen Registrierkasse außer, es handelt sich um räumlich abgrenzbare Bereiche, wie z.B. Hotelbar oder Ladengeschäft mit Registrierkasse und Marktstand mit offener Ladenkasse.

Erleichterungen:

Zunächst gilt: Auch bei der Verwendung einer offenen Ladenkasse besteht grundsätzlich die Pflicht zur Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles (siehe oben).
"Grundsätzlich im Steuerrecht bedeutet: es gibt Ausnahmen!"

Auf diese Einzelaufzeichnungspflicht kann nur in folgenden Fällen aus Zumutbarkeitsgründen verzichtet werden, wenn die alle nachfolgenden Voraussetzungen zusammen erfüllt sind:

  1. der Unternehmer verwendet eine offene Ladenkasse;
  2. es werden Waren typischerweise an eine Vielzahl namentlich nicht bekannter Personen verkauft (alltägliche Barverkäufe). Dies ist dann der Fall, wenn die Identität der Käufer nicht von Bedeutung ist, auch wenn der Unternehmer einige Namen kennt, z.B.: Kiosk-Verkäufe, Bäckerei etc.
  3. die Abrechnung der Ware oder Leistung über Barzahlung erfolgt und
  4. tatsächlich auch keine Einzelaufzeichnungen geführt werden.
Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn diese Ausnahmeregelung auch auf Dienstleistungen angewendet wird. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass es sich um solche Dienstleistungen handelt, bei denen der Kundenkontakt nur auf den kurzen Bestell- und den Bezahlvorgang beschränkt ist.

Das gilt also NICHT für z. B. Friseurleistungen, Kosmetikleistungen, Massageleistungen, Fußpflege, Wimpernbehandlungen, Nagelstudios, Haarverlängerungen u.ä..

Rechtsgrundlagen § 146 Absatz 1 Satz 3 AO AEAO zu § 146
(Stand 13.12.2019)

Beispiel Kassenbericht (offene Ladenkasse)

Tagesendbestand (bei Geschäftsschluss gezählt)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Tageseinnahmen minus Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben dieses Tages in bar
+ Einzahlungen auf das betriebliche Konto oder in andere Kassen
+ Private Bargeldentnahmen
./. Private Bargeldeinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen (Verkauf von Anlagevermögen z.B.)
= Summe der Kasseneinnahmen



Eingestellt am 13.12.2019 von S. Härtl

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