Muss ich eine elektronische Registrierkasse anschaffen?

Freie Wahl:

Was Sie über die offene Ladenkasse wissen müssen:

• Die offene Ladenkasse wird komplett ohne jede technische Unterstützung geführt.
• Diese eignet sich u.E. nur bei Kleinstbetrieben oder Marktständen und nur wenn keine Angestellten vorhanden sind.
• Die offene Ladenkassen hat in Einzelbereichen gewisse Erleichterungen inne; es muss gewährleistet sein, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und zumutbar detailliert erfasst sind und Manipulationen so gut wie ausgeschlossen sind. Unter detailliert fällt z.B. die Trennung der Aufzeichnungen nach verschiedenen Umsatzsteuersätzen oder nach Ware und Dienstleistung.
• Wer eine offene Ladenkasse nutzt sollte unbedingt auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht und vornummerierte Quittungsblöcke Wert legen (Ausnahmen weiter unten).
• Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograde Berechnung) aus dem gezählten End-Kassenbestand nachvollziehbar ermittelt und dokumentiert werden.
• Es empfiehlt sich überdies, den Tagesbericht mit Unterzeichnung, Datum und Uhrzeit bei Kassenschluss zu versehen.
• Von einem Kassenberichte mit Word/Excel raten wir ab.
• Außerdem reicht die Speicherung respektive elektronische Archivierung hier nicht, da diese Dateien veränderbar sind.
• Es ist für jede Kasse ein gesonderter Kassenbericht (täglich) zu fertigen und aufzubewahren.
  

zum Zählprotokoll bei offener Ladenkasse:

Nicht erlaubt ist die gleichzeitige Nutzung einer offenen Ladenkasse und einer elektronischen Registrierkasse außer, es handelt sich um räumlich abgrenzbare Bereiche, wie z.B. Hotelbar oder Ladengeschäft mit Registrierkasse und Marktstand mit offener Ladenkasse.

Erleichterungen:

Auf diese Einzelaufzeichnungspflicht kann nur in folgenden Fällen aus Zumutbarkeitsgründen verzichtet werden, wenn die alle nachfolgenden Voraussetzungen zusammen erfüllt sind:

1. der Unternehmer verwendet eine offene Ladenkasse;
2. es werden Waren typischerweise an eine Vielzahl namentlich nicht bekannter Personen verkauft (alltägliche Barverkäufe). Dies ist dann der Fall, wenn die Identität der Käufer nicht von Bedeutung ist, auch wenn der Unternehmer einige Namen kennt, z.B.: Kiosk-Verkäufe, Bäckerei etc.
3. die Abrechnung der Ware oder Leistung über Barzahlung erfolgt und
4. tatsächlich auch keine Einzelaufzeichnungen geführt werden.

Das gilt also NICHT für z. B. Friseurleistungen, Kosmetikleistungen, Massageleistungen, Fußpflege, Wimpernbehandlungen, Nagelstudios, Haarverlängerungen u.ä..

Beispiel Kassenbericht (offene Ladenkasse)

Tagesendbestand (bei Geschäftsschluss gezählt)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Tageseinnahmen minus Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben dieses Tages in bar
+ Einzahlungen auf das betriebliche Konto oder in andere Kassen
+ Private Bargeldentnahmen
./. Private Bargeldeinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen (Verkauf von Anlagevermögen z.B.)
= Summe der Kasseneinnahmen