Für unsere Münchner Steuerberater Mandanten haben wir hier eine "Positiv-Liste" der umlagefähigen Nebenkosten erstellt:

Vorab 3 sehr wichtige Regeln:

• Als Vermieter von Wohnraum nicht nur in in München müssen Sie unbedingt beachten, dass Sie die Nebenkostenabrechnung mit Ihrem Mieter spätestens bis zum 31.12. des Folgejahres erstellt und übergeben haben müssen um Anspruch auf eine Nachzahlung von Ihrem Mieter zu haben.
• Diese Kosten können Sie auf Ihren Mieter umlegen wenn Sie eine entsprechende Formulierung im Mietvertrag haben.
• Unser Steuerberater München Team Härtl Tipp: Verwenden Sie deshalb immer die aktuellen Mietverträge des Haus und Grundbesitzervereins München! Diese werden stets auf dem aktuellsten Stand gehalten und führen somit für beide Seiten zu den geringsten Unstimmigkeiten "im Fall des Falles".

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten
darf nicht angesetzt werden.

• die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, hierzu gehört insbesondere die Grundsteuer;
• die Kosten der Wasserversorgung, hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern sowie die Kosten ihrer Verwendung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung, die Kosten der Wartung von
  Wassermengenreglern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der
  Aufbereitungsstoffe;
• die Kosten der Entwässerung, hierzu gehören die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer entsprechenden nicht öffentlichen Anlage und die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe;
• die Kosten
  a) des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, hierzu
  gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des
  Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der
  regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der
  Einstellung durch eine Fachkraft, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die
  Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur
  Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung; oder
  b) des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage, hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums; oder
  c) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus Anlagen im Sinne des
  Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a; oder
  d) der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten, hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz;
• die Kosten
  a) des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage, hierzu gehören die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt
  sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4 Buchstabe a; oder
  b) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus Anlagen im Sinne
  des Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers und die
  Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a;
  oder
  c) der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten, hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft;
• die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  a) bei zentralen Heizungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, oder
  b) bei der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme entsprechend Nummer 4 Buchstabe c und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind,
  oder
  c) bei verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend
  Nummer 4 Buchstabe d und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind;
• die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der
  Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage;
• die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung, zu den Kosten der Straßenreinigung gehören die für die öffentliche Straßenreinigung zu
  entrichtenden Gebühren und die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen; zu
  den Kosten der Müllbeseitigung gehören namentlich die für die Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren, die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen, die Kosten des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen sowie des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung;
• die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller,
  Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs;
• die Kosten der Gartenpflege, hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen;
• die Kosten der Beleuchtung,
  hierzu gehören die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der
  von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen,
  Keller, Bodenräume, Waschküchen;
• die Kosten der Schornsteinreinigung,
  hierzu gehören die Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits als Kosten nach Nummer 4 Buchstabe a berücksichtigt sind;
• die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung,
  hierzu gehören namentlich die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug;
• die Kosten für den Hauswart, hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für
  Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden;
• die Kosten
  a) des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft oder das Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Antennenanlage sowie die Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung entstehen; oder
  b) des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage,
  hierzu gehören die Kosten entsprechend Buchstabe a, ferner die laufenden monatlichen
  Grundgebühren für Breitbandkabelanschlüsse;
• die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und
  Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit
  sie nicht dort bereits berücksichtigt sind;
• sonstige Betriebskosten, hierzu gehören Betriebskosten im Sinne des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.

Zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten gehören:

• die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und
  Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten
  Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des
  Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten),
• Die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu
  beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).